DATEN­SCHUTZ FÜR MIETER UND MIETINTERESSENTEN

Der Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Unternehmen der Metropol Immobiliengruppe. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 DSGVO Informationen über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns im Rahmen der Vermietung von Wohnraum oder Geschäftsraum als Mieter oder Mietinteressent.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen oder auch das Nutzerverhalten. Wir haben umfangreiche technische und betriebliche Schutzvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit im Bereich der Wohn- und Geschäftsraumvermietung ist es unabdingbar, dass regelmäßig Daten zwischen den genannten Konzerngesellschaften von Metropol ausgetauscht werden, um die konzerninternen Ressourcen effektiv zu nutzen. Aus diesem Grund beschränken sich zentrale Prozesse der Metropol Immobiliengruppe nicht ausschließlich auf einzelne Konzerngesellschaften, sondern erstrecken sich auch auf andere Konzerngesellschaften und profitieren von den dort etablierten Prozessen und vorhandenen Mitteln.

In diesem Sinne sind im Bereich der Wohn- und Geschäftsraumvermietung gemäß Art. 4 Nr. 7, Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortlich

Metropol Immobilien und Beteiligungs GmbH
Kaygasse 5, 50676 Köln

Tel.: 0221 88 88 120
E-Mail: info(at)metropol.de

und

die jeweilige Metropol-Konzerngesellschaft (als gewerblicher Vermieter) bzw. Metropol-Gesellschafter (als private Vermieter) für die infragestehende Liegenschaft als Ihr direkter Vermieter bzw. Anbieter von Wohn- oder Geschäftsraum.

Gewerbliche Vermieter in diesem Sinne sind:

• Metropol Wohnungsbaugesellschaft mbH
• Metropol Development GmbH
• Metropol Asset GmbH
• Metropol Projekte Holding GmbH
• Metropol Grundbesitz 2 GmbH
• Metropol Grundbesitz 3 GmbH
• KM 684 Grundbesitz GmbH
• Metropol Bunte Bensberg GmbH & Co. KG
• Metropol Bunte Verwaltungs GmbH
• KM 675 Sürth GmbH & Co.KG
• KM 675 Sürth Verwaltungs GmbH
• Metroloq Holding GmbH
• Metroloq Gewerbe und Logistik GmbH
• Metroloq Projektentwicklung GmbH

ansässig in der

Kaygasse 5, 50676 Köln

Tel.: 0221 88 88 120
E-Mail: info(at)metropol.de

Die für Sie in diesem Sinne als Vertragspartner zuständige Metropol Konzerngesellschaft ergibt sich aus dem jeweiligen Mietvertrag mit Ihnen bzw. aus den Ihnen kommunizieren Vermietungsangeboten.

Die Angaben zu den Metropol-Gesellschaftern (Privatpersonen) als Ihre privaten Vermieter ergeben sich ebenfalls aus dem jeweiligen Mietvertrag mit Ihnen bzw. aus den Ihnen kommunizieren Vermietungsangeboten.

Die so zusammenwirkenden Metropol-Gesellschaften (Metropol Immobilien und Beteiligungs GmbH mit einer der weiteren Metropol-Konzerngesellschaft als gewerblicher Vermieter bzw. mit einem weiteren Metropol-Gesellschafter als Privatvermieter) fungieren im datenschutzrechtlichen Sinn als sogenannte gemeinsam Verantwortliche.

Um die Sicherheit der Verarbeitung und die effektive Geltendmachung Ihrer Rechte zu gewährleisten, haben die hier gemeinsam verantwortlichen Parteien einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO geschlossen. Dieser Vertrag regelt insbesondere die folgenden Punkte:

Gegenstand, Zweck, Mittel und Umfang sowie die Zuständigkeiten und Verantwortung hinsichtlich der Datenverarbeitung

• Informationen der Betroffenen
• Erfüllung der sonstigen Rechte der betroffenen Personen
• Sicherheit der Verarbeitung
• Einschaltung von Auftragsverarbeitern
• Vorgehen bei Datenschutzverletzungen
• Sonstige gemeinsame und gegenseitige Pflichten
• Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
• Haftung

Kontaktmöglichkeit des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@metropol.de oder unter unserer nachfolgender Postadresse:

Metropol Immobilien und Beteiligungs GmbH
Datenschutzbeauftragter
Kaygasse 5, 50676 Köln

Datenverarbeitung bei Anbahnung eines Mietvertrags (Mietinteressenten)

Quellen

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel von Ihnen selbst, wenn Sie mit uns zur Vertragsanbahnung zum Abschluss eines Mietvertrags in Kontakt treten. Im Rahmen dieser Vertragsanbahnung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die wir für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung im Zuge der Vermietung von Wohnraum oder Gewerberaum erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist es uns nicht möglich, einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu schließen.

Neben den durch Sie selbst bereitgestellten Daten erhalten wir auch personenbezogene Daten, die von Dritten erhoben wurden, dies sind insbesondere von folgenden Stellen:

• Auskunfteien: Schufa, Creditreform
• Öffentlich zugängliche Quellen: Handels- oder Vereinsregistern, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher
• Andere Konzernunternehmen der Metropol Unternehmensgruppe
• Kooperationspartner im Zuge der Vermietung von Wohn- und Geschäftsraum, wie Immobilienportale (wie Imoscout24, Immowelt), Makler und Hausverwalter

Personenbezogene Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrages über Wohnraum- oder Gewerberaummiete, z.B. im Zuge Ihrer Kontaktaufnahme mit uns, bei der Organisation und Durchführung von Besichtigungsterminen und im Falle einer Interessenbekundung an der Anmietung von Objekten bei der Prüfung der Möglichkeit eines Vertragsabschlusses mit Ihnen (Wohnraummiete)  oder Ihrem Unternehmen (Gewerberaummiete). Wir verarbeiten dabei die von Ihren an uns übermittelten personenbezogenen Daten streng vertraulich und ausschließlich im Zusammenhang vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrages.

Bei der privaten Wohnraummiete handelt es sich bei den personenbezogenen Daten im Kern um Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Angaben aus Wohnberechtigungsschein, sowie die über unsere Mieterselbstauskunft erhobenen Daten wie beispielsweise Informationen zu miteinziehenden Personen, Angaben über Beruf, Arbeitgeber, Einkommensverhältnisse (Höhe des Nettoeinkommens, ggf. verfügbarer Betrag nach Abzug der laufenden monatlicher Belastungen), Angaben zu nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren, Informationen zur Kreditwürdigkeit/Bonitätsauskunft (abgegebenen Vermögensauskünfte, Vorliegen von Räumungstiteln wegen Mietzinsrückständen) und Absicht der Haltung von Haustieren der Informationen zu besonderen Bedürfnissen des Mietinteressenten (Barrierefreiheit).

Bei der Gewerberaumvermietung handelt es sich Kern um Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) von Beschäftigten und Vertretern unserer gewerblichen Kunden.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auf verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden. Nachfolgend erläutern wir, wie wir personenbezogenen Daten bei der Anbahnung des Mietverhältnisses verarbeiten.

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bei der Anbahnung eines Mietvertrages ist im Fall der Wohnraumvermietung an Sie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme zum Wohnraummietvertrag), im Fall der Gewerberaumvermietung 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Ihre Daten als Ansprechpartner ihres Unternehmens als Mietinteressenten zu verarbeiten.
• Darüber hinaus kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgen, wenn die Datenverarbeitung über die Erfüllung der vorvertraglichen Maßnahmen hinausgeht. Darunter fallen insbesondere folgende Verarbeitungen:
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Datenaustausch mit Auskunfteien (z B. SCHUFA, Creditreform, etc.) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Vermietungsbetrieb

Unser berechtigtes Interesse besteht in den vorgenannten Fällen in der Ermittlung von Bonitäts- und Ausfallrisiken und Verteidigung im Rahmen rechtlicher Streitigkeiten.

• Im Falle einer von Ihnen erteilten Einwilligung dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, etwa bei Versendung von E-Mail-Newslettern zur Zusendung weiterer Wohnungsangeboten. Sie können in diesem Fall Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Außerdem unterliegen wir als Unternehmen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser rechtlichen Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den spezialgesetzlichen Rechtsvorschriften erforderlich sein.

Übermittlung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden bei Metropol nur für die Mietinteressentenverwaltung zuständigen Mitarbeitern gesichtet und verarbeitet. Damit haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Vermietungsprozesses benötigen.

Externe Dienstleister und Partnerunternehmen erhalten Ihre Daten nur, soweit dies zur Anbahnung des Mietverhältnisses mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen erforderlich ist. In diesen Fällen beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum.

• Im Zuge der Durchführung von Besichtigungsterminen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen an externe Dienstleister (Makler/Property Manager). Die Übermittlung dient der Durchführung ihres Besichtigungstermins und erfolgt zur Vertragsanbahnung mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. aufgrund unserer berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  
  
• Im Rahmen des Immobilienvermittlungs- und Vermietungsprozesses bedienen wir uns zudem externer IT-Dienstleister zum Management unserer Immobilienverwaltungsprozesse und zur Wartung und Pflege unserer IT-Systeme.

Soweit wir Dienstleister in die Verarbeitung personenbezogener Daten einbinden, geschieht dies nur nach vorherigem Abschluss eines Vertrages, mit dem wir unsere Dienstleister verpflichten, die strengen Datenschutzanforderungen der europäischen Union einzuhalten, personenbezogene Daten nur für die von uns angeforderten Dienstleistungen zu verarbeiten und sie vertraulich zu behandeln. Bitte beachten Sie auch die jeweiligen Datenschutzhinweise der Anbieter. Für die Inhalte fremder Dienste ist der jeweilige Diensteanbieter verantwortlich, wobei wir im Rahmen der Zumutbarkeit eine Überprüfung der Dienste auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüfen.

Soweit unsere Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen und diese für uns weisungsgebunden im Auftrag verarbeiten, stellen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Vertragsanbahnung aufgenommen wurden,  werden gelöscht, wenn sie nicht mehr für die oben genannten Zwecke erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

Kommt es bei der Privatvermietung zu keiner Vertragsbeziehung zwischen Ihnen und uns, speichern wir Ihre Angaben gemäß vorgegebener Aufbewahrungsfristen bis zu 6 Monate lang gerechnet ab dem Zeitpunkt der Ablehnung. Eine darüberhinausgehende Speicherung zum Zweck der Unterbreitung von vergleichbaren Mietangeboten, falls kein Mietvertrag für das gewünschte Mietobjekt zustande kommt, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Unser berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung für 6 Monate besteht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 21 AGG darin, die Rechtmäßigkeit der Entscheidungsfindung im Falle von Beschwerden von abgelehnten Mietinteressenten nachweisen zu können.

Bei der Gewerberaumvermietung speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden. Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist für uns für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Rechte und Pflichten erforderlich: In dem Sinn speichern wir beispielsweise Ihre personenbezogenen Daten noch solange, solange Ihr Unternehmen gegen uns oder wir gegen Sie geltend machen können (gesetzliche Verjährungsfrist i.d.R. drei Jahre, beginnend mit Ende des Jahres der Anspruchsentstehung, z.B. §§ 195, 199 BGB). Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange und soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetz, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz (z.B. § 257 HGB; § 147 AO). Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten betragen hiernach in der Regel zehn Jahre.

Wenn wir mit einem Interessenten einen Mietvertrag abschließen, übernehmen wir die personenbezogenen Daten in unsere Datenverarbeitungssysteme für die Dauer und bis zur vollständigen Abwicklung des Mietverhältnisses.

Datenverarbeitung zur Durchführung des Mietvertrags (Mieter)

Personenbezogene Daten

Mit Abschluss des Mietvertrags sind Sie bzw. Ihr Unternehmen Bestandsmieter. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Mietverhältnisses (Wohnraum- oder Gewerberaummiete) sowie zur Verwaltung, laufenden Pflege und Entwicklung der Mietobjekte und unserer Liegenschaften. Je nach Verarbeitungsprozess handelt es sich regelmäßig um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Wohnraummiete

• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum,
• Adresse
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)
• Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Art des Vertrags
• Rechnungsdaten/Umsatzdaten
• Bonitätsdaten
• Zahlungsdaten/Kontoinformationen
• besondere Bedürfnisse des Mieters (Barrierefreiheit)
• Daten zu den Einkommensverhältnissen
• Angaben aus dem Wohnberechtigungsschein
• Korrespondenz während des Mietverhältnisses
• Verbrauchsdaten (für Heizung und Warmwasser)
• Daten zu den im Haushalt zusätzlich lebenden Personen

Gewerberaummiete

• Daten der Ansprechpartner des gewerblichen Mieters
  • Vorname, Nachname
  • Position
  • Firmenadresse
  • Berufliche Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann auf verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden. Nachfolgend erläutern wir, wie wir personenbezogenen Daten bei der Anbahnung des Mietverhältnisses verarbeiten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung von vertraglichen Maßnahmen und zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten aus dem Mietverhältnis ist im Fall der Wohnraumvermietung an Sie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Ihre Daten verarbeiten, Sie aber selbst nicht unser direkter Mieter sind, sondern mit diesem in einem Haushalt leben, verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses daran, die Bewohner unserer Immobilien identifizieren zu können. Im Fall der Gewerberaumvermietung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Ihre Daten als Ansprechpartner ihres Unternehmens als Mietinteressenten zu verarbeiten.

Die Verarbeitungen der personenbezogenen Daten erfolgen zum Zweck der Durchführung und Abwicklung eines Mietverhältnisses, dies sind insbesondere

• Datenverarbeitungen im Zuge der Kommunikation mit Ihnen als unserem Mieter bzw. Ansprechpartner des Unternehmens (Gewerbemieter)
• Datenverarbeitungen zur Erfüllung unserer Vermieterpflichten, z.B. im Zuge der Erbringung notwendiger Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten (Bearbeitung von Reparaturaufträgen, Durchführung von Reparaturen/Beheben von Schäden am Mietobjekt), Abwicklung eingetretener Schäden und Verwaltung von Versicherungen (etwa Gebäudeversicherung, Sachversicherung)
• Datenverarbeitungen im Zuge der Abwicklung von Zahlungsverpflichtungen aus dem Mietvertrag, auch die Erfassung von Verbrauchsdaten und Betriebskosten, um die ordnungsgemäße Abrechnung Ihres Mietverhältnisses einschließlich der jährlichen Nebenkostenabrechnung und ggf. Auszahlung von entsprechenden Guthaben und Abwicklung von Schuldforderungen zu gewährleisten.

Im Falle von Wartungen oder sonstigen Instandsetzungen an den Mietobjekten kann es erforderlich sein, dass wir Kommunikationsdaten von Ihnen an externe Dienstleister (z. B. Handwerksunternehmen zur schnellen Terminabsprache weitergeben. Die erfolgt entweder aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, wenn dies zur Durchführung des Mietvertrags und der darin enthaltenen Pflichten erforderlich ist, oder wenn die Erforderlichkeit fehlt bzw. es sich um eine Gewerbemiete handelt, aufgrund unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unseren Dienstleistern die unkomplizierte und schnelle Kontaktaufnahme mit Ihnen zu ermöglichen, um das Mietobjekt in gutem Zustand zu halten.

Wir verarbeiten Ihre Daten auch zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen aufgrund von 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO oder im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 S. 1 lit. e DSGVO. Als Unternehmen unterliegen wir insbesondere verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Dies betrifft insbesondere Kontroll- und Meldepflichten. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein

• Zur Umsetzung von Maßnahmen zur Instandhaltung von Mietobjekten
• Zur Kreditwürdigkeits-, Alters- und Identitätsprüfungen
• Zur Prävention/Abwehr strafbarer Handlungen
• Zur Prävention vor Geldwäsche und Terroristenfinanzierung
• Zur Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und Screening-Aktivitäten nach GwG.
• Zur Durchführung von Mietpreisüberprüfungen
• Zur Vergabe von Wohnraum (Wohnungsgeberbescheinigung und Wohnberechtigungsschein)

Darüber hinaus kann die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgen, wenn diese über die eigentliche Erfüllung des Mietvertrages hinausgeht. Darunter fallen insbesondere

• Verarbeitungen zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung im Rahmen rechtlicher Streitigkeiten,
• Maßnahmen für Reparatur und Instandsetzung sowie Umsetzung von Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit. Dazu können wir Daten wie Mieterverhalten bei der Nutzung der Wohnung, beispielsweise über Vertragsverstöße und Verhalten, welches zu Schäden führen kann, verarbeiten. Des Weiteren kann es dazu kommen, dass wir Informationen über Sie von anderen Mietern, bspw. im Zusammenhang mit Beschwerden, erhalten. In einem solchen Fall können wir je nach Sachlage und Beurteilung der Mitteilung Ihre Stellungnahme anfordern und somit weitere Informationen erheben.
• zur Durchführung von Modernisierungen auf Mieterwunsch
• im Betrieb von Videoüberwachungsanlagen, die in einzelnen Immobilien der Metropol Unternehmensgruppe in sensiblen Bereichen (insbesondere Eingangsbereiche, Kellerbereiche, Tiefgaragen) installiert sind. Zwecke sind die Wahrung des Hausrechts sowie Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten. Eine flächendeckende Videoüberwachung erfolgt nicht. Die überwachten Bereiche sind durch Piktogramme beschildert. Rechtsgrundlage der Videoüberwachungsmaßnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse der Wahrung des Hausrechts in unseren Liegenschaften und der präventiven und repressiven Verfolgung von Straftaten in den sensiblen Überwachungsbereichen. Nähere Informationen hierzu können Sie dem jeweiligen Aushang vor Ort entnehmen.
• Die Weitergabe von Kommunikationsdaten: Im Falle von Wartungen oder sonstigen Instandsetzungen an den Mietobjekten kann es erforderlich sein, dass wir Kommunikationsdaten von Ihnen an externe Dienstleister (z. B. Handwerker) zur schnellen Terminabsprache weitergeben. Wenn Sie uns hierzu nicht Ihre Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Weitergabe aufgrund unseres berechtigten Interesses einer schnellen und praktikablen Umsetzung von Instandhaltungsmaßnahmen unserer Mietobjekte.
• Wenn wir im Rahmen einer Vermietung (Wohn- und Geschäftsraumvermietung) Ihre E-Mail-Adresse und die Postanschrift erhalten, können wir diese Daten nutzen, um Sie fortan per E-Mail und per Post über eigene ähnliche Angebote aus unserem Produkt- und Dienstleistungsportfolio (wie z.B. Informationen über unsere neuen Objekte) zu informieren oder um Umfragen (z.B. Ihre Zufriedenheit mit unseren Angeboten) durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Sie über unsere laufenden Angebote und Leistungen zu informieren und im Zuge dessen auch Ihre Zufriedenheit mit unserem Leistungsportfolio zu erfahren. Sollten Sie keine weitere Zusendung von Werbeinformationen oder eine Ansprache per E-Mail oder Post wünschen, können Sie der werblichen Nutzung Ihrer Kontaktdaten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Ihren Widerspruch können Sie an folgende Kontaktadressen richten: Metropol Immobilien und Beteiligungs GmbH, Kaygasse 5, 50676 Köln oder E-Mail: info(at)metropol.de.

Übermittlung personenbezogener Daten

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Externe in Form der Auftragsverarbeitung, an Dritte zur eigenen Weiterverarbeitung sowie im Rahmen eines konzerninternen, arbeitsteiligen Prozesses zur Vorbereitung, Durchführung und gegebenenfalls Abwicklung Ihres Mietvertrags. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet dabei nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Datenweitergabe zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich, ein unsererseits dahingehendes berechtigtes Interesse besteht oder Sie zuvor ausdrücklich in die Weitergabe Ihrer Daten eingewilligt haben.

Empfänger innerhalb der Metropol Unternehmensgruppe

In besonderen Fällen kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten gruppenweit verarbeiten. Eine Datenverarbeitung innerhalb der Metropol Gruppe erfolgt jedoch nur, wenn wir hierzu eine rechtliche Erlaubnis haben. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn andere Unternehmen der Metropol Gruppe im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für uns tätig werden oder wenn ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs.1 f DSGVO besteht.

Sonstige Dienstleister, Partner und Dritte

Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern und Partnerunternehmen zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:

• Handwerksbetriebe und Wartungsunternehmen
• Externe Hausverwaltung (Hausmeister)
• Kreditinstitute/Banken
• Versicherungen
• Anwaltskanzleien
• Inkassounternehmen
• Auskunfteien
• Ablese- und Abrechnungsunternehmen (z.B. Heizung, Wasser etc.)
• Dienstleister zu Qualitätskontrolle (bspw. Trinkwasser, Rauchmelder)
• Versorgungsunternehmen
• Messtellenbetreiber
• Polizei/Staatsanwaltschaft (bei Verdacht auf Straftaten)
• Dienstleister zur Aktenvernichtung
• IT-Dienstleister zur Gewährleistung IT-Sicherheit/IT-Betrieb
• Behörden (Finanz- und Zollbehörden, Jobcenter, Bezirks- und Wohnungsämter, Sozialversicherungsträger)
• IT-Dienstleister zur Bereitstellung von Plattformen/Software für unsere Services
• Zudem können einsichtsbegehrende Mieter im Rahmen der Einsicht in die Betriebskostenabrechnung gem. § 259 Abs. 1 BGB Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten erfahren.

Soweit wir Dienstleister in die Verarbeitung personenbezogener Daten einbinden, geschieht dies nur nach vorherigem Abschluss eines Vertrages, mit dem wir unsere Dienstleister verpflichten, die strengen Datenschutzanforderungen der europäischen Union einzuhalten, personenbezogene Daten nur für die von uns angeforderten Dienstleistungen zu verarbeiten und sie vertraulich zu behandeln. Bitte beachten Sie auch die jeweiligen Datenschutzhinweise der Anbieter. Für die Inhalte fremder Dienste ist der jeweilige Diensteanbieter verantwortlich, wobei wir im Rahmen der Zumutbarkeit eine Überprüfung der Dienste auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüfen.

Soweit unsere Dienstleister mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen und diese für uns weisungsgebunden im Auftrag verarbeiten, stellen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO sicher, dass diese die Vorschriften der Datenschutzgesetze in gleicher Weise einhalten.

Speicherdauer

Wenn wir mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen einen Mietvertrag abschließen, übernehmen wir die personenbezogenen Daten in unsere Datenverarbeitungssysteme. Wie speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, anschließend werden Ihre Daten gelöscht. In diesem Sinne werden Ihre Vertragsdaten bei Abschluss eines Mietvertrages für die gesamte Laufzeit des Mietvertrages gespeichert.

Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist für uns für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Rechte und Pflichten erforderlich: In dem Sinn speichern wir beispielsweise Ihre personenbezogenen Daten noch solange, solange Sie Ansprüche gegen uns oder wir gegen Sie geltend machen können (gesetzliche Verjährungsfrist i.d.R. drei Jahre, beginnend mit Ende des Jahres der Anspruchsentstehung, z.B. §§ 195, 199 BGB). Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange und soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetz, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz (z.B. § 257 HGB; § 147 AO). Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten betragen hiernach in der Regel zehn Jahre.

Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt derzeit nicht und ist auch nicht geplant.

Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Ihre Rechte

Allgemeine Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß der DSGVO und dem BDSG die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO/§ 19 BDSG

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrechte bei der Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses oder öffentlichen Interesses (Art. 21 DSGVO)

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrechte bei Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet dieser Rechte und der Möglichkeit einer Geltendmachung eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf

Telefon: 0211 38424 0
Fax: 0211 38424 999
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an datenschutz@metropol.de

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Hinweise zum Datenschutz jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen.

 

(Stand: Mai 2024)